CRM para agencias: el número que debes leer antes de elegir uno

Nuestra propia cuenta de Pipedrive, leída el 22 de septiembre de 2026, reporta un límite de 120.000 tokens de API al día. Eso es 30.000 tokens base multiplicados por un multiplicador de plan de dos, multiplicados por dos asientos activos. Una búsqueda cuesta 40 tokens, así que toda la agencia de marketing dispone de 3.000 búsquedas al día, en todas las cuentas de clientes que gestiona. Firma un decimotercer cliente: ese límite no se mueve. El CRM que instalamos hoy es Twenty, y lo que cuesta un asiento allí. Esta página no es para todas las agencias. Las empresas de seguros, de trabajo temporal, de viajes y las inmobiliarias también se llaman agencias, y una agencia de reclutamiento necesita un ATS en lugar de un CRM. Lo que sigue es para la agencia de prospección, marketing o creativa que mantiene varias cuentas de clientes dentro de un solo CRM y quiere saber qué se rompe con el duodécimo cliente.

Lee tu límite diario de tokens antes de comparar una sola función

Instalamos CRMs para clientes. Hemos puesto en producción HubSpot, Pipedrive, folk y Attio, y ahora nos negamos a instalar cualquier cosa que no sea Twenty. La razón es un encabezado que leímos en nuestra propia cuenta de producción el 22 de septiembre de 2026 a las 16:27 UTC: `x-daily-ratelimit-token-limit` devolvió 120.000, y `x-daily-ratelimit-token-remaining` 105.149. Ya habíamos consumido 14.851 tokens ese día, antes de que ni siquiera se ejecutaran los trabajos de sincronización de la tarde.

Pipedrive publica la fórmula, y en nuestra cuenta coincide exactamente. El presupuesto diario es de 30.000 tokens base, multiplicados por un multiplicador de plan, multiplicados por el número de asientos. Los multiplicadores son: Lite 1x, Growth 2x, Premium 5x, Ultimate 7x. Estamos en Growth con 2 asientos activos de 8 usuarios registrados, así que 30.000 x 2 x 2 = 120.000. En nuestra cuenta, la fórmula cuadra con 2 y no con 8, así que son los asientos activos los que cuentan; Pipedrive nunca define la palabra asiento en su documentación. Costes por acción: un solo registro son 2 tokens, una lista 20, una actualización 10, una eliminación 6, una búsqueda 40. Una vez que se agota el presupuesto, la API devuelve 429 hasta el reinicio, que ocurre a medianoche en la zona horaria del servidor de Pipedrive, y esa zona horaria no necesariamente es la tuya. Importa cuando programas una ejecución nocturna: un presupuesto agotado a las 23:00 se recarga una hora después, no un día después.

El límite de ventana corta tampoco es un solo número. Depende del plan y del modo de autenticación: 40 solicitudes cada 2 segundos para Growth con una clave de API, 20 en Lite, 100 en Premium, 120 en Ultimate, y cuatro veces esas cifras en OAuth. Y la misma página indica un límite que importa más para todo el cálculo de este artículo: la API de búsqueda está limitada a 10 solicitudes cada 2 segundos, en todos los planes y todos los modos. Un proceso de enriquecimiento con muchas búsquedas choca contra esa pared mucho antes de afectar el presupuesto diario.

Ahora superpón la estructura de la agencia a eso. El presupuesto está indexado en asientos y en el nivel del plan. No está indexado en el número de cuentas de clientes que gestionas. Cada cliente que firmes comparte los mismos 120.000 tokens. A 40 tokens por búsqueda, 120.000 tokens son 3.000 búsquedas al día para toda la agencia. Dividido entre doce clientes, antes de que cualquier automatización escriba un registro, quedan 250 búsquedas por cliente al día.

Twenty, que es el CRM que ahora instalamos, publica una unidad diferente: 100 solicitudes por minuto, en lotes de 60 registros, tanto en REST como en GraphQL. Lo que su documentación no dice es a qué aplica ese límite. La página no aclara si se aplica por espacio de trabajo, por clave de API, por instancia o por algo más. Leímos la página el 22 de septiembre de 2026 y el alcance simplemente no está allí. Eso cambia la forma del argumento. Pipedrive publica exactamente en qué está indexado su límite, y HubSpot publica su límite por cuenta y por nivel de plan. Twenty publica un número sin alcance adjunto.

En cuanto al precio, la diferencia es menor de lo que sugieren los artículos de listas. Twenty cuesta 9 dólares por usuario al mes en Pro, 19 en Organization, con facturación anual, que es la vista predeterminada de su página de precios y está marcada con un 25 por ciento de descuento; el precio mensual no se muestra. Los tres niveles incluyen objetos personalizados, campos personalizados y asientos ilimitados, Pro incluido. Lo que compra Organization son permisos por fila, SAML y OIDC SSO, y un dominio personalizado; no compra capacidad. Los niveles de precios como los leímos por última vez están en su ficha, y el núcleo de código abierto se puede autoalojar de forma gratuita.

HubSpot publica su límite por cuenta y por nivel de plan: 250.000 llamadas al día en Free y Starter, 625.000 en Professional, 1.000.000 en Enterprise. La tabla no incluye ninguna cifra de asientos en ninguna dirección, así que no afirmaremos que añadir un asiento cambie algo ni que no lo haga. Lo que la tabla sí muestra es un límite vinculado a la cuenta, no multiplicado por el número de personas. Hemos instalado tanto HubSpot como Pipedrive. No hemos leído el límite diario de folk ni de Attio, así que ambos quedan fuera de la comparación.

Asigna un espacio de trabajo a cada cliente

Un espacio de trabajo por cliente sigue decidiendo cómo organizas los datos. Si también aísla la cuota, no podemos prometerlo: el alcance del límite de tasa de Twenty no está publicado. La mecánica de esa división, y lo que te cuesta en administración, se tratan en lo que cuesta un espacio de trabajo por cliente. Lo que sí podemos afirmar es más estrecho: la separación en sí es segura, y sobre el aislamiento de cuota, la documentación de Twenty deja la pregunta abierta.

Nombra las tres integraciones que realmente ejecutas

Las nuestras son n8n, el motor de automatización que escribe en el CRM; Fillout, el formulario de reserva que escribe en él y crea el registro; y Praiz, el grabador de llamadas que deja el resumen. Tres integraciones, cada una haciendo llamadas a la API, cada una consumiendo del mismo presupuesto diario. Un escenario de n8n con muchas búsquedas, a 40 tokens por llamada, agota un día de Pipedrive más rápido que cualquier usuario humano.

Un límite que hay que dejar claro. Una clave de API de Twenty se crea en la configuración de un espacio de trabajo y tiene alcance en un rol dentro de ese espacio de trabajo, y la documentación que leímos el 22 de septiembre de 2026 no describe ninguna lectura entre espacios de trabajo. Sacar un informe de todos tus clientes significa una clave por cliente. A cambio, objetos ilimitados en el nivel de entrada significa que cada espacio de trabajo puede llevar su propio modelo de datos.

Y si llegaste aquí desde la primera página de resultados buscando seguimiento de tiempo, planificación de capacidad y facturación, estás buscando un PSA. Leímos las primeras cuatro páginas de resultados de Google para esta consulta el 22 de septiembre de 2026, y cubren gestión de proyectos, seguimiento de tiempo, facturación, el portal del cliente, previsión financiera y asignación de recursos. Seis funciones, y todas pertenecen a una herramienta de gestión de agencias, no a un CRM.

Ejecuta la lectura en tu propia cuenta con un solo comando

En Pipedrive, llama a cualquier endpoint con tu token de API y lee los encabezados de la respuesta: `x-daily-ratelimit-token-limit` es tu límite, `x-daily-ratelimit-token-remaining` es lo que queda hoy. En HubSpot, con un token de aplicación privada, busca `X-HubSpot-RateLimit-Daily-Remaining`. Con OAuth, HubSpot no devuelve ese encabezado, así que esta lectura solo funciona con un token de aplicación privada. El comando es un solo `curl -i`; no hemos verificado el equivalente en folk ni en Attio.

Sea cual sea el número que devuelva, divídelo por tu número de clientes, luego por el coste en tokens de tu llamada más frecuente. Y cuando un proveedor publique un número sin alcance, como hace Twenty con sus 100 solicitudes por minuto, haz la pregunta por escrito antes de firmar. La ficha completa, con la superficie de la API y la categoría CRM son las siguientes paradas si el tuyo devuelve compartido. Esta página no gana nada con la recomendación: no hay enlace de afiliado en ella.